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档案工作者必知!档案工作本质属性和特点

发布时间:2022年01月05日 13:52

信息来源:威海市档案馆

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档案的本质属性是什么

档案本质上是人们社会活动的原始记录,原始记录性是档案的最本质的属性。要理解档案工作的特点,需紧紧抓住这个本质,这也是我们从事档案管理工作引以为傲的特点。

档案工作的四大特点

1、档案工作是辅助性和基础性工作

不管是在单位内部还是社会,档案工作都是提供服务的辅助性工作。机关档案室为各单位行使职能提供支持保障,是机关基础工作的重要组成部分。档案馆为社会保存历史记忆、提供档案信息资源,是社会信息管理和利用的重要机构。

档案工作虽然不是经济和社会发展的第一线工作,但它能够为经济和社会发展提供支持和保障作用,是党和国家各项建设事业的重要基础性工作。

2.档案工作具有连续性和隐蔽性

档案管理多数是繁琐的连续的重复性工作。从文件形成的前端控制到档案信息的提供利用,时间长、工作细,而且年复一年循环反复。同时,档案工作的工作量和技术含量的"能见度"低,非档案工作者往往难以完全了解档案的收集归档、整理编目、保管保护等所花费的人力和物力以及档案人员的辛勤劳动。再者,由于保密与安全的要求,有时候档案工作也是隐蔽的。如机关单位的档案室一般配备铁门铁窗,非请莫入;有的地方档案馆地处党政机关大院深处,这些都增加了社会公众了解档案工作的难度,使档案工作具有隐蔽性。

3.档案发挥作用具有间接性和有限性

一般情况下,人们看得到的往往是利用档案后取得的工作成效,例如,2020年的春天新冠疫情肆虐武汉,建筑公司参照03年北京非典“小汤山”模式,10天建成一所可容纳1000张床位的火神山医院,这其中的工程档案图纸,发挥重大作用,但人们往往看到的只是设计和建设的水平,却看不到档案在其中发挥的作用。这就使得档案、档案工作和档案工作者都成为幕后英雄。同时,档案发挥作用具有有限性。首先,对社会公众来说,并不是经常要查阅档案,也不是什么事都要利用档案。其次,除了通过档案馆、室查阅档案,还有其他的渠道也可以利用档案。例如,在信息化条件下,在办公自动化系统查阅有关档案信息比到档案馆、档案室查阅档案更为便捷;已公开的政府信息可以在政府网站查询。政府信息公开查阅场所,除了档案馆,还有图书馆。因此,客观地讲,档案在整个社会中的作用不是无限的。

4.档案工作的重要性寓于服务性之中

档案价值的实现有赖于社会对档案的利用。档案工作的重要性最终体现在服务社会的效果上。服务性是档案工作的基本属性。通过档案的利用服务,档案工作的重要性才能体现出来。因此,服务性是档案工作存在和发展的基本因素。我们要实事求是地认识档案工作的社会地位,牢牢抓住服务这个主线,优质高效地收集整理和积极开发档案信息资源,为社会和经济发展做出档案工作者应有的贡献。只有这样才能让人们感受到档案工作价值和意义,社会才会关心和支持档案工作,档案工作才能得到比较好的发展条件,获得比较快的发展。

文章来源:数字档案管理

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