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物业档案管理(分类方法、建立流程和注意事项)

发布时间:2021年05月26日 15:11

信息来源:威海市档案馆

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一、物业档案的建立

1.什么是物业档案?指人们在物业的开发和管理活动中形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种方式和载体的文件。

2.物业档案的两个重要作用:凭证作用和参考作用。

3.建立动态的物业档案资料管理机制:由于物业档案资料管理具有动态性,因此必须建立动态管理机制,凡是管理程序的各个环节,有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。

4.资料的收集

档案室,物业管理企业应设立专门的档案室,由专人负责管理,在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。

资料收集的两种方式,按时间顺序收集有设计规划阶段信息、施工及验收阶段信息、委托管理阶段信息、业主收楼信息、日常管理信息。按物业管理参与者的各方面来收集有在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作,力争全面、准确地收 集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。在业主入伙,进行二次装修阶段收集业主、用户资料。在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及 其相关资料,并将档案的收集形成制度化。通过政府主管部门获取的相关信息。

5.资料的整理和分类

资料整理要求:收集到原始资料后,统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、便于检索。

根据工作的内容整理和分类

行政:上级文件、内部发文、人事后勤…

工程:工程图纸、设备档案、维修记录…

客服:业主资料、装修资料、客户投诉…

安保:巡查记录、紧急事件、车辆档案…

财务:各类帐册、发票存根、预算报告…

根据工作的内容整理和分类

实际工作中,文件资料、档案一般不作严格区分,另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性,进行分类。

产权与工程技术资料

住(用)户档案

装修档案资料工程维修资料

设备设施管理资料

治安消防安全管理资料

绿化清洁资料

员工管理资料

业主日常资料

行政文件资料

业主委员会资料

二、物业档案的管理

1.什么是物业档案的管理?

指物业公司在物业管理活动中,对物业的原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用,为物业管理提供客观依据和参考资料。

2.档案管理注意事项

 强调原始记录的重要性,  数据准确、资料详实,不错不漏、帐实相符,妥善保管、查阅方便,保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全。

3.档案的建立的四个环节:

收集,将分散在楼盘内各部门的有保存价值的文件资料向公司档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。收集的关键是尽可能完整。完整的档案收集体现在三个方面,从规划设计到工程竣工,从地下到楼顶,从主体到配套的技术资料。

整理,整理的重点是去伪存真,留下物业管理有用的资料。 整理干净不是最终目的,而是避免查找时浪费时间,提高工作效率。

归档,指按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存,如按每一栋建筑分类,同时采用原始资料与计算机档案管理双轨制,使储存方式的多元化。对业主和公司利益影响较大的档案都应加以保存。档案归档应根据部门、年度、内容、保存期及保密程度的分类顺序进行组卷,逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。为保证档案的安全与完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁、注意防盗、防火、防虫、防鼠、防潮。归档作用是“十清”,物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新清。

使用

检索——计算机网络技术,审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅,手续——借阅手续的办理(借、还登记;检查完好程度;借阅时间规定等)。

三、物业档案的销毁

根据档案的保存期限和性质,定期对过期或作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。经领导审批通过方可销毁,建立已销毁文档清单备看。


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